De kracht van video conferenties ligt in hun vermogen om publiek door het gebruik van visuele middelen, interactieve functies en duidelijke communicatieve technologie elkaar te bereiken. Het voordeel is dat personen uit verafgelegen plaatsen met elkaar een videoconferentie-vergadering op korte termijn kunnen houden. De meest populaire gratis software voor een videofoon conferentie zijn Google Hangout en Skype. Beide applicaties zijn eenvoudig te gebruiken en bieden een verscheidenheid aan functies voor het houden van online vergaderingen. Echter, als je op zoek bent naar geavanceerde alternatieven, moet je zeker overwegen om te betalen voor uitgebreider video conferentie hulpmiddelen. Er hoeft geen tijd en geld meer worden besteed aan reizen. Iedereen kan worden opgeroepen om binnen de kortst mogelijke tijd deel te nemen aan de conferentie.
De Voorbereiding van een video conference
Bij de voorbereiding van de conferentie is het belangrijk dat datum en tijd zorgvuldig wordt afgesproken. Het is raadzaam te controleren om de datum en tijd gelijk te hebben aan beide uiteinden. Gebruik je email om zich voor te bereiden voor de bijeenkomst. Vaak wordt er een code gegeven die moet worden gebruikt om contact te maken tussen alle partijen (videofoon). Een video conference in een vergaderzaal moet goed worden voorbereid zodat iedere deelnemer er optimaal gebruik van kan maken.
Geluid en Beeld
De positie van de microfoons is belangrijk en er moet rekening worden gehouden bij het plaatsen van de deelnemers. Iedereen moet goed kunnen horen wat er besproken wordt om te kunnen antwoorden en begrijpen wat er gezegd wordt. Ook visuele contact is zeer belangrijk: Mensen zo plaatsen dat iedereen kan zien en horen wat er gebeurt op het scherm. Wat telt, dat de afmetingen van de objecten op het scherm groot genoeg zijn zodat iedereen in de zaal het goed kan zien. Veel hangt af van de weergave, zowel visueel als geluid dat iedere deelnemer in goede orde kan bereiken.
De Vergaderruimte
De voorbereiding van de kamerindeling met alle stoelen tegenover de camera is van belang voor een professionele communicatie. Iedereen moet een goed zicht op het scherm hebben. Plaats de deelnemers niet in een cirkel, communicatie en zicht op het scherm worden hierdoor bemoeilijkt. Zorg ervoor dat alle apparatuur goed werkt. Het is niet ongewoonlijk dat de technische hulpmiddelen het laten afweten en er irritatie ontstaat onder de deelnemers tijden de conferentie.